Para comenzar a ajustar su compañía a la modalidad de teletrabajo dada la situación de aislamiento social por el Coronavirus, es importante tener en cuenta que el teletrabajo no sólo se trata de trabajar desde el hogar. Más bien, implica toda una serie de aspectos relevantes a la administración y la organización de una empresa para prepararse y adaptarse para el cumplimiento de los turnos de trabajo.

Organizar un equipo de teletrabajo

Por la situación actual respeto al Covid-19, las empresas grandes y pequeñas no han advertido esta situación para prepararse con anterioridad. Por ello, no se pueden aplicar medidas estándar de organización para el teletrabajo en Chile, como lo puede ser plantear la situación y aplicarlo sólo con áreas específicas.

Con la situación actual, el trabajo a distancia se ha convertido en la única medida posible para retomar ciertas industrias y cumplir con la cuarentena. Por lo tanto sólo se pueden implementar medidas específicas de organización que garanticen la efectividad del proceso mientras se implementan herramientas para teletrabajo.

Tips de organización

Seguidamente, podemos resumir algunas de las medidas fundamentales para organizar el teletrabajo en una empresa:

• No hay que temerle al ensayo y error, así que el grupo fundamental de trabajadores que inicie un “periodo de prueba” puede ir aumentando a medida que se note una respuesta profesional positiva ante las primeras demandas.
• Organiza tu medio de comunicación primordial, existe gran variedad de aplicaciones de este orden y algunas de ellas poseen funciones de uso profesional.
• Comprueba la seguridad de conexión, en especial si manejarás programas que permitan acceso remoto y el uso de VPN. De esa manera no circulará libremente información delicada.
• Consigue un plan de internet que aporte una conexión estable y con buena velocidad.
• Implementa rutinas y sugiere el uso de horarios que aseguren las notificaciones de cada avance y mantengan la motivación de tu equipo.

Ventajas del teletrabajo

Si aún no te encuentras convencido de implementar el teletrabajo en tu compañía, o buscas buenos argumentos para animar a tus socios a dar el gran paso, debes de saber bien algunos beneficios 100% comprobados por numerosas experiencias.

Para las empresas

En primer lugar, han apreciado una mejora en la productividad de los empleados a la vez que implica un ahorro de costos tanto en lo que respecta a los recursos como el espacio de la empresa.

También puede resultar un atractivo para la captación de personal talentoso que por razones logísticas y otras circunstancias personales prefieren trabajar desde el hogar o presentan esta necesidad.

Para los empleados

Si por el contrario, te encuentras por adaptar una rutina de teletrabajo como empleado, debes de saber que requerirás un tiempo para adaptarte al cambio. Sin embargo, al organizar tu tiempo la flexibilidad de horario te puede dar bienestar, siempre que cumplas con los plazos de entrega de cada tarea.

En el aspecto familiar, la implementación del teletrabajo puede equilibrar sus relaciones más importantes y mejorar su vida personal al reducir los tiempos de traslado y contar con una mayor presencia para quienes le aprecian. Por otra parte, el teletrabajo en Chile podría brindar oportunidades de trabajo en el exterior, en este sentido puede ser parte de grandes proyectos a distancia.

Recomendaciones para teletrabajo

El trabajo a distancia resulta sumamente cómodo en muchos aspectos, pero para obtener estos resultados positivos debemos tomar en cuenta varios aspectos extra que aseguren elementos importantes para el triunfo como: la motivación, la innovación, la creatividad y la sinergia.

Al respecto, podemos agregar que el valor humano del trabajo en equipo no admite distancias, es un punto que no debe dejarse de lado al momento de implementar un contacto a distancia en su compañía. En este sentido, te ofrecemos algunos consejos para dar pasos firmes al adaptar tu marca al teletrabajo.

Proceso de aprendizaje mutuo

Tu equipo no tiene experiencia en la realización de actividades a distancia y sus implicaciones, por eso, ganar conocimiento empírico a la par puede fortalecer la confianza y el clima laboral. Elabora un proceso de aprendizaje mediante conferencias que involucren a exponentes con conocimiento en el tema y reuniones para compartir experiencias.

Puestos de teletrabajo

Inicialmente puedes comenzar con puestos fundamentales para las necesidades de la compañía, a tiempo parcial y pasa a determinar funciones a tiempo completo. Recuerda que algunas áreas de desempeño no se podrán adaptar a esta forma.

Seguimiento del equipo

El teletrabajo se sustenta de la comunicación constante y eficiente. Por lo tanto, lo mejor será establecer un sistema de control y asistencia para llevar un seguimiento de todos los avances.

Precaución ante el phishing

Ten en cuenta esto y comunícalo a todos los que se encuentran a tu cargo, el pishing es una técnica mediante la cual abrir un enlace puede contaminar todo tu equipo. Así que debes cuidar la información y datos confidenciales de la organización evitándolos a toda costa.

Usar los equipos adecuados

En caso de que aportes equipos electrónicos como portátiles o computadoras a los empleados, estos no deben usarlos de forma personal. Ya que pone en riesgo la seguridad del contenido que poseen, puedes cuidarlos de algún malware utilizando antivirus y manteniendo el sistema operativo al día.

Utiliza buenas herramientas

Para poder llevar la organización de la compañía mediante teletrabajo, realizar reuniones y cumplir las actividades será necesario adquirir varios programas que cumplan estas funciones. Ahora bien, para no lidiar con limitaciones que contienen muchas de las versiones gratuitas de las aplicaciones o softwares, se debe invertir en todas sus herramientas.

Las mejores herramientas para teletrabajo

Es posible tomar en cuenta la gran utilidad de los programas para la realización de numerosas tareas sin salir de casa. Te presentamos las numerosas herramientas de teletrabajo que puedes implementar en tu nueva oficina de trabajo a distancia, siendo posible obtenerlas en tus dispositivos o PC. Algunas de ellas requerirán de versiones especialmente diseñadas para el ámbito empresarial.

Herramientas financieras

1. Payoneer: servicio financiero de plataforma virtual para transacciones.
2. PayPal: plataforma financiera para envíos y pagos de dinero.

Herramientas para videoconferencias

1. WebEx: programa con Servicio Office y videoconferencias.
2. Webinar: aplicación para grabar videos o en vivos para exposiciones.
3. join.me: programa para compartir pantallas en videoconferencias.
4. Meet: aplicación aliada a Google de videoconferencias.
5. Zoom: aplicación para videoconferencias de hasta 100 puntos.
6. Skype empresarial: Videollamadas y videoconferencias para teletrabajo.
7. Focusmate: empareja usuarios que trabajan a través de una webcam.

Herramientas de acceso remoto

1. Team Viewer: programa para compartir escritorio y otros archivos.
2. LogMeIn: software de conexión a equipos remotos.

Herramientas para organización de tareas

1. Trello: plataforma para organizar tareas en tableros.
2. Workplace: red social con finalidad empresarial.
3. Prezi: diseño de presentaciones profesionales en una lámina.
4. Libre Office: programa con herramientas para leer y editar archivos.
5. Google Keep: control y organización de las tareas asignadas a los empleados.
6. ActiveCollab: software de administración de proyectos en grupos.
7. Monday: es una herramienta para gestionar diversos proyectos.
8. Harvest: aplicación para llevar un seguimiento del tiempo en tus dispositivos y tareas administrativas.
9. Microsoft Teams: aplicación que unifica la colaboración y comunicación para el trabajo.
10. Basecamp: software de administración de proyectos en equipo.
11. Todolist: herramienta de multitareas para organización empresarial.
12. Sesame: aplicación que monitoriza el tiempo de trabajo.
13. Toggl: temporizador para calcular jornadas de trabajo y la eficiencia de otras actividades.
14. Evernote: organización de pendientes, almacenamiento de datos y comunicación.
15. Miro: pizarra digital para la elaboración creativa y toma de notas.
16. IdoneThis: herramienta de organización con multitareas, comentarios y asignaciones.
17. Effiwork: para medir la productividad de los empleados.
18. TimeDoctor: medidor de productiva para empleados.
19. Discord: chat grupales para miembros de empresas.
20. Onmifocus: herramienta de gestión laboral a distancia.

Herramientas de mensajería instantánea

1. Telegram: aplicación de mensajería instantánea de gran amplitud.
2. Whatsapp: aplicación de mensajería instantánea.
3. Google Hangouts: plataforma de mensajería y videoconferencias.
4. Slack: aplicación de mensajería instantánea profesional tipo mail.
5. Asana: aplicación que optimiza la comunicación del equipo de trabajo.
6. Twist: aplicación de comunicación interna entre grupos.
7. Skype Number: número telefónico secundario para comunicarse en Skype.
8. Whereby: servicios de vídeollamadas y vídeoconferencias.

Herramientas para almacenamiento

1. WeTransfer: aplicación para transferir archivos entre contactos.
2. Dropbox: plataforma de almacenamiento basada en la nube.
3. Google Drive: herramienta de google para almacenar en la nube múltiples archivos.
4. Pocket: herramienta que permite guardar videos, imágenes, archivos y documentos.

Herramientas para páginas web

1. Drift: programa para incrementar el número de leads en el sitio web de una compañía.
2. Help Scout: software dedicado al servicio al cliente y su organización en base de datos.
3. Zendesk: tecnología de atención al cliente eficiente.